Hasta la irrupción de Internet en nuestras vidas, la actividad profesional, empresarial y humana se reflejaba en documentos en soporte papel. La acumulación de dichos soportes era un quebradero de cabeza para la mayoría de las empresas y despachos profesionales, también para una familia.
La ocupación de espacios era -y por desgracia sigue siendo- el gran problema a resolver. Muchos pensaron que con la aparición del documento electrónico y de aplicaciones especializadas se iba a reducir el papel, la realidad es que lo ha multiplicado, gracias a la práctica de imprimirlos en papel.
Teniendo en cuenta los sistemas educativos y las prácticas empresariales dominantes en el siglo XX se puede entender que el usuario de documentos electrónicos prefiera leerlo en papel que en pantalla. Esa es una de las causas principales de la multiplicación del documento en soporte papel.
Pero también habría que señalar la lentitud en la incorporación al entorno digital de la administración pública española. A finales de siglo XX la ratio para España estaba en: 80% documentos electrónicos y 20% documento convencional. Este 20% residual se debía casi en un 80% a documentos relacionados con gestiones con las Administraciones públicas por parte de profesionales y empresas.
En la década que llevamos del siglo XXI los esfuerzos por reducir el analfabetismo digital por parte de los poderes públicos y empresas ha sido encomiable. También la Administración pública está haciendo un esfuerzo titánico por romper los modelos procedimentales del siglo XIX, para adaptarse al siglo XXI, aunque aún queda tiempo para ver resultados. La política medioambiental y de calidad empresarial también está dando resultados en lo tocante a generación y uso de documentos.
Pese a todo ello, aún se sigue produciendo documentos en papel en cantidades ingentes y su acumulación genera numerosos problemas a las empresas productoras; mucho más en época de crisis como la que estamos viviendo.
La comunidad profesional de archiveros y/o gestores de documentos considera que para evitar estas situaciones lo primero que hay que evaluar es el propio sistema de gestión de documentos de la empresa. Es decir, como se generan, circulan, modifican y conservan los documentos a lo largo de su ciclo vital.
Como todo sistema de gestión empresarial existen normas técnicas internacionales (ISO) o nacionales (UNE) que nos muestran la hoja de ruta a seguir. Además de las tres “familias” de normas ISO conocidas: Medio Ambiente, Calidad y Seguridad de la Información; se está gestando en estos momentos la cuarta norma que establece el sistema de gestión documental, orientado al entorno digital y al mundo empresarial principalmente. Esta nueva “familia” de normas es la ISO 30300 cuya primera parte está ya disponible en www.aenor.es .
Estas normas parten de las siguientes preguntas: ¿Qué información necesitamos realmente en nuestra actividad diaria? ¿Qué información es realmente relevante, importante para nuestro negocio? ¿Como conservamos esa información relevante a corto, medio y largo plazo? ¿Cómo la transmitimos y utilizamos?
La información relevante es en esencia el contenido del documento. Por ejemplo una relación contractual queda reflejada en un contrato. El pago de un servicio queda reflejado en una factura. La actividad técnica queda reflejada en un proyecto, un informe o una memoria. Los datos comerciales de un cliente quedan reflejados en la base de datos de clientes o en el expediente de un cliente.
El valor dado a la información relevante es el que determinará su conservación o eliminación, así como los plazos de permanencia en el archivo empresarial. Algunos documentos deben conservarse porque así lo determina la ley; en otros, porque el acto reflejado o la información relevante sigue teniendo vigencia y/o está en uso; en otros porque la información puede ser reutilizada, como fuente de información, para otros fines distintos de los que motivaron su creación.
La hoja de ruta parte del diagnostico inicial del archivo empresarial por parte de un profesional. Este profesional analizará sus debilidades y amenazas con el fin de actuar sobre los problemas principales. Pero también comprobará lo positivo del sistema empleado y que elementos habría que potenciar. Los resultados de esta actividad quedarán reflejados en un plan director para el diseño de un Sistema de Gestión Documental y de Archivos. Hay que indicar que el diagnóstico no solo se centrará en aspectos relacionados con el archivo físico, sino con el sistema empleado para la generación, circulación y conservación del archivo en soporte electrónico.
Las soluciones en cuanto a eliminación pasarían por una selección previa y controlada de la documentación que se pretende eliminar; así como de determinar el proceso a seguir. En cuanto a la documentación conservada, hay dos opciones: conservarla in situ, es decir en la misma oficina y/o servidores propios (Copias de seguridad); o bien encomendarle la custodia de los documentos a una empresa externa especializada tanto en la custodia de fondos documentales en papel, como copias de seguridad en data center externos.
La tecnología esta avanzando para solucionar problemas de conservación o gestión ordinaria y hábitos nocivos en relación con los documentos de una empresa, como por ejemplo: el uso de tablets para la lectura de documentos electrónicos, con pantallas que descansan la vista o el transporte de documentos en la memoria de los móviles para tenerlos siempre disponibles en cualquier lugar. La tecnología de los apps de los Smartphone (Teléfonos móviles inteligentes) está posibilitando nuevos entornos de gestión de documentos.
La sustitución de dispositivos de almacenamiento digital convencionales por aplicaciones en la red (La Nube) o incluso el regreso de la microfilmación, se está observando como alternativas al CD, DVD, disco duro extraíble o pen drive, tanto para la conservación como para el trabajo diario con documentos.
La nueva familia ISO 30300 está adaptada para poder afrontar los cambios tecnológicos que pudieran generarse en los próximos años. A partir de esta norma la archivística está en fase de renovación profesional incorporando el nuevo entorno, la tecnología y las nuevas formas de trabajar en las empresas y administración pública. Kalímacos forma parte del equipo redactor de estas normas. Contamos con profesionales. www.kalimacos.com
