En 2005 la Comisión Europea acordó entre sus miembros iniciar el “apagón analógico” de las señales de televisión. La causa fue el desarrollo exponencial de la red Internet a escala global, se necesitaba avanzar en las telecomunicaciones y permitir una transferencia de datos digitales más eficiente, más rápida y de mayor calidad. Se necesitaba reordenar el espacio eléctrico global para dejar paso a la era digital.
El uso por parte de la ciudadanía de la red Internet (inventada en 1991 como un proyecto militar específico de Estados Unidos, se convirtió en 1992 en todo un fenómeno global gracias a la World Wide Web creada por el CERN) indicaba a los expertos las múltiples facetas que la tecnología digital podía ofrecer a la sociedad. La administración, la sanidad, la educación, los servicios sociales saldrían ampliamente beneficiados con esta tecnología. También el mundo de la empresa y de las transacciones comerciales o financieras internacionales se vio afectado por este tsunami digital. Las posibilidades que ofrece hoy en día la tecnología digital a escala global son infinitas.
En las oficinas de las empresas, negocios, despachos profesionales, y otros centros de trabajo, los papeles prácticamente han desaparecido de las mesas, estanterías y armarios. Predominan los dispositivos digitales móviles (Móvil, la Tablet, el portátil, y otros dispositivos englobados en eso que hoy se denomina “Internet de las cosas”). Incluso un Pc en una mesa conectado a una impresora parece ya algo obsoleto y anacrónico.
No obstante, aún quedan muchas oficinas que no han hecho la “transición digital”. Son precisamente estas organizaciones las que tienen mayor problema de gestión en cuanto a la información y documentación que manejan en el ejercicio de sus funciones y actividades. A menudo predomina el doble sistema papel/digital lo que contribuye a generar inestabilidad en el sistema de gestión empresarial. El papel aun resiste el paso del tiempo.
Un factor importante de esta situación es el hecho de tener unos equipos directivos nacidos antes del siglo XXI lo cual nos indica que el grado de formación en tecnología digital es tardía y no siempre se ha formado de manera adecuada. La mentalidad, los hábitos y las costumbres adquiridas siguen siendo, en gran parte de las empresas españolas, propias del siglo XX.
La implementación de la nueva era digital ha sido asimétrica en la mayor parte del mundo, en muchas ocasiones las incorporaciones han sido fruto de políticas sensacionalistas, de oportunismo político y de escaso calado científico. La producción en masa de tecnología digital ha hecho saltar la banca de las bolsas de todo el mundo, convirtiendo una herramienta de trabajo en un producto de consumo que queda obsoleto en poco tiempo por decisión de los popes del mercado global.
La industria de la información ha colapsado el mercado de la información de tal forma que el ciudadano, usuario último de estos productos, se pierde en las incomprensibles especificaciones tecnológicas y en el inmenso catálogo de productos que existe a escala global. Muchos dudan antes de adquirir un producto digital, en gran parte porque no saben a priori si ese producto le va a solucionar sus problemas o a crearles nuevos problemas. Muchos productos, pero escasa información relevante para el usuario. El modelo cliente/servidor de las primeras generaciones informáticas, prácticamente ha desaparecido. La industria va por un lado y el usuario por el otro.
Muchas empresas, principalmente las Pymes y autónomos (free lance), se ven avocadas a buscar soluciones imaginativas a los muchos problemas que tienen. Se ha eliminado gran parte del papel, se han implementado aplicaciones de todo tipo en sus servidores, se ha probado de todo lo que hay en el mercado… pero los problemas continúan ahí. La realidad actual es que la tecnología disponible no está siendo útil a las empresas pequeñas. No están solucionando problemas, no están permitiendo a las Pymes y autónomos desarrollarse y progresar.
La solución no está en diseñar, crear o comprar una aplicación estrella; es una cuestión de saber gestionar la información que se maneja. Hablamos de conocimiento humano. Hablamos de aplicar la ciencia a nuestra gestión diaria. Hablamos de usar nuestro cerebro para sacar el mayor partido a la información que disponemos. Tenemos la herramienta, pero nos falta utilizarla sabiamente en nuestro propio provecho. Es en este punto donde muchas empresas fallan en su intento de pasar de un sistema de gestión basado en papel a otro digital. Se centran en la maquina y se olvidan de la gestión.
En el ámbito de la información existe desde principios del siglo XXI el concepto ampliamente extendido y conocido como “gestión documental”. Cuando uno pregunta a un directivo de una pyme o a un autónomo, generalmente se asocia con aplicaciones “de gestión documental” para la mayoría es un producto. Es un error bastante común.
A menudo las empresas informáticas que diseñan o crean aplicaciones específicas para las pymes o autónomos, necesitan del concurso de profesionales en gestión documental para poder implementar la aplicación en el cliente final. El problema común es que el cliente final no tiene generalmente estructurada, ni organizada, ni normalizada la información. A la hora del diseño de una nueva aplicación, los informáticos tienen muchos problemas añadidos.
La sinergia de profesionales de la información y de informáticos es fundamental para el diseño de nuevas aplicaciones hechas a medida para el cliente final. Es decir, para que la herramienta cumpla con la función para la cual ha sido diseñada y sea útil al cliente final. El profesional de la información ahorra tiempo al informático; al tiempo que el profesional de la información adapta el sistema de gestión de la información y documentación, diseñado a medida para el cliente final, a la nueva aplicación informática.
El informático crea la herramienta y el profesional de la información genera el conocimiento para mejorar la gestión de la información en la empresa final. Con la aplicación se accede a la información relevante y con el sistema de gestión se accede al conocimiento necesario para el impulsar el desarrollo, progreso y mejora continua de la empresa.
Uno de los caballos de batalla más habituales en las pymes y autónomos es encontrar un archivo digital concreto en el servidor, pc, móvil, tablet…. Misión imposible en muchos casos. Este fenómeno denota un fallo en el sistema. En situación de normalidad, el sistema informático debería estar interconectado y debería permitir a la persona que desea información poder visualizarla desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar donde se encuentre y en tiempo real.
Muchas veces el error se encuentra también en los hábitos nocivos de los propios trabajadores. Es frecuente no tener en cuenta la normalización de “carpetas y archivos” digitales; ni tampoco la forma como se organizan (ruta). El famoso “árbol de carpetas” suele ser un galimatías incomprensible en el mejor de los casos. A menudo el “escritorio” suele estar cubierto por toneladas de archivos y carpetas sin orden aparente.
Otras veces nos encontramos que cambiamos de personal y el nuevo trabajador se encuentra con un ordenador incomprensible para su intelecto. “Cada maestrillo tiene su librillo” y cada trabajador organiza su ordenador como le da la real gana. De tal forma que el nuevo trabajador necesita tiempo para familiarizarse con la organización de su predecesor y para poder encontrar lo que realmente necesita para el desempeño de su trabajo.
Esto paraliza temporalmente el trabajo del nuevo personal, perjudicando a la empresa. Esta situación es por desgracia mucho más frecuente de lo que pudiera parecer. La solución mas común es guardar todo lo que tiene el ordenador heredado en una carpeta o servidor central y se establece un nuevo orden en el ordenador a gusto del nuevo trabajador. Esto no es ni mucho menos una buena práctica.
Otras veces los problemas están en los permisos de acceso, en la seguridad de la información en la “nube”, en prácticas indeseables que no están siendo supervisadas o controladas por la dirección.
El sistema de gestión de información y documentación (SGDI) es un sistema que forma parte del ecosistema de los MSS o sistemas de gestión empresarial (calidad, medio ambiente, seguridad de la información). El sistema se basa en funciones, procesos, procedimientos y proyectos normalizados propios de la empresa o cualquier otra organización en un entorno preferentemente digital.
Toda empresa u organización usa información digital a diario para el desarrollo de su actividad. Saber crearla, recopilarla, organizarla, ordenarla, guardarla, transferirla, protegerla y/o destruirla exige del conocimiento y experiencia del profesional específico. A esto nos dedicamos los profesionales de la información y documentación en la actualidad. Nuestra labor es proporcionar un sistema de gestión integral e integrado, que permita al cliente utilizar la información relevante en provecho propio. Nuestro conocimiento puesto al servicio del cliente.
Un sistema que coexiste sin interferencias con otros MSS como calidad, medio ambiente, seguridad de la información; que es además coherente con los sistemas de protección de datos confidenciales, propiedad intelectual y datos de carácter personal. Un sistema de gestión que integra toda la información relevante de la empresa y la dispone para su uso adaptada a la forma de trabajo de la empresa, equipamiento informático, Apps y a su tamaño en términos empresariales.
El entorno digital actual exige a las empresas tener un buen sistema de trabajo, la información relevante es fundamental. Tener un buen sistema de gestión de la información es un requisito esencial para el desarrollo de la actividad cotidiana. Toda empresa que desee progresar debería tener implementado un SGDI, además de las aplicaciones correspondientes integradas en el SGDI.
Desde Kalimacos impulsamos una consultora que permite definir a la empresa el itinerario para que desde la actualidad se permita transitar hacia un sistema de gestión basado en un entorno digital. El conocimiento de los profesionales de Kalimacos y de sus colaboradores, se aporta al cliente, el cliente utiliza el conocimiento de los profesionales para desarrollar su propio sistema de gestión de la información y documentos. El cliente es quien mejor conoce su empresa. Kalimacos actúa como coach de las empresas que desean hacer la transición digital. Acompañamos en el proceso de transición, supervisamos las fases del proceso, auditamos los resultados.
