En el presente año, se conmemora el centenario del final de la primera guerra mundial (1914-1918), también llamada «Gran Guerra». Al margen de las cuestiones bélicas y de las terribles consecuencias sociales, políticas y económica derivadas del conflicto; la guerra sirvió también como escaparate internacional para mostrar los logros científicos y tecnológicos alcanzados por las potencias europeas en el cambio de siglo precedente al conflicto. La llamada «Edad de la Ciencia».
A finales del siglo XIX, en la Europa imperial victoriana, la llamada «revolución industrial» había consolidado a la industria y el comercio como sectores predominantes en la economía internacional, desplazando al sector agroalimentario. La economía global, progresivamente fue desplazando a las convenciones nacionalistas y políticas-territoriales previas. Europa dejó de ser el ombligo de un mundo colonizado; para ser un actor más en la gran era de la globalización que se desarrolló tras el armisticio de 1918 y el Tratado de Versalles de 1919.
Durante los siglos XVIII y XIX las “Academias de las Ciencias”, organizaciones creadas a instancias de los monarcas europeos, comenzaron a explorar el ignoto campo de las ciencias experimentales y de la tecnología con plena libertad, libres ya de las ataduras morales y religiosas impuestas hasta entonces. A nivel filosófico, el racionalismo kantiano y el empirismo británico inspiraban los tratados científicos, las publicaciones y la actividad congresual entre científicos en todas las áreas de conocimiento. Un nuevo espíritu humanista paneuropeo inundaba los estudios sociales, las artes y las ciencias. Las universidades europeas y norteamericanas más prestigiosas se habían unido a este mismo espíritu, inspiradas y financiadas por las monarquías europeas y por mecenas filántropos con espíritu constructivo, abiertos a la inversión científica y humanística.
Usando metodología científica experimental, los investigadores pensaron inicialmente en como acceder a la información científica de manera rápida, sencilla y actualizada. Era preciso conocer los trabajos que otros científicos estaban realizando. Ir a las fuentes primarias fue lo complicado. No existían por entonces sistemas de información accesibles y cada país, cada organización científica o centro de investigación tenía su propio sistema, incompatibles a menudo entre sí.
Los americanos e ingleses, comenzaron a publicar revistas científicas, a publicar las tesis doctorales y a organizar congresos, seminarios y conferencias científicas para los investigadores. Era una forma inicial de conocer el estado de la cuestión al comienzo de cualquier investigación profesional. La «Royal Institution» de Londres, o la «Smithsonian Institution» de Washington se convirtieron en el epicentro de la investigación científica a escala internacional. Sus prestigiosas revistas y boletines dieron mucho juego al desarrollo de la investigación científica.
En Francia, en Alemania, en España, en Austria-Hungría y en Italia comenzaron a despuntar en el cambio de siglo con instituciones científicas de gran prestigio («Sociedad Helvética de Ciencias Naturales, Sociedad de Historia Natural de Brünn o la Escuela de Estudios Superiores de París») que pusieron, junto a las anglosajonas, las bases para el desarrollo de la segunda «revolución industrial».
La ciencia no solo se transfería en la comunidad científica a través de congresos, seminarios y conferencias, también había una intención divulgadora que pretendía transferir el conocimiento a las masas. Existía a principios de siglo una dimensión social que introdujo nuevos conceptos en el pensamiento europeo. Ciencias y humanidades se dieron la mano poco antes del estallido de la «Gran Guerra». La guerra, pese a sus desastres, fue sin duda el mejor laboratorio de pruebas de la nueva tecnología desarrollada con anterioridad.
La industria siderúrgica, la industria química, la industria vinculada al sector de los transportes, la industria vinculada a la logística, comenzaron a desarrollarse durante la guerra. Pero en la primera guerra mundial surgió una demanda nueva: Se necesitaba información de forma rápida y actualizada. Los centros de mandos y el frente estaban desconectados entre sí; lo cual supuso para las potencias combatientes un serio problema para definir su estrategia y organizar la logística.
La guerra continental y extra europea (los frentes se abrieron igualmente en el ámbito de las colonias, en África, oriente próximo, sudeste asiático y el Pacífico) ya no se podía dirigir la guerra en una mesa camilla, con planos poco elaborados y soldaditos de plomo sobre ellos (representando a las unidades en combate). La guerra del siglo XX era global y en consecuencia se necesitaban planos mucho más detallados del terreno, tener información del número de unidades operativas propias (y del enemigo) en el frente, así como su situación geográfica y logística.
Contaban con el telégrafo sin hilos, desarrollado por G. Marconi a principios de siglo. Pero no todos los frentes contaban con estaciones fijas (la telegrafía por cable seguía siendo hegemónica en Europa) o móviles de telégrafos. La inmensidad del campo de batalla, la dimensión de la guerra, convertía el telégrafo en un invento útil a corta distancia, pero nada eficiente a larga distancia. A veces la información del frente llegaba tarde o distorsionada, con lo cual complicaba la estrategia militar en los centros de mandos.
El teléfono, desarrollado a finales del siglo XIX, aun estaba por desarrollarse a gran escala, eran aparatos primigenios que no estaban pensados para operar a larga distancia. El correo postal y el servicio de mensajería (persona que portaba un mensaje a caballo generalmente) eran los canales más habituales entre los centros de mando y el frente. El servicio de espionaje aun no estaba desarrollado, por lo que sus servicios iniciales no eran tampoco eficaces. La falta de información fue uno de los grandes problemas de la «Gran Guerra».
En Estados Unidos cuya industrialización fue pareja a la europea a partir del periodo posterior a la Guerra Civil (1861-1865) alcanzando cotas de desarrollo y sofisticación muy superiores a las europeas. Muchos de los errores de los inventores europeos fueron subsanados por los metódicos norteamericanos, sumamente detallistas en el ámbito de la producción, distribución y comercialización. Igualmente eficaces fueron en la administración de sus empresas. Ante la guerra europea, Estados Unidos estaba en disposición de ofrecer sus conocimientos y avances.
A final del siglo XIX algunos industriales norteamericanos tomaron una gran decisión: hacer uso del conocimiento que proporcionaba la investigación científica desarrollada en las instituciones más prestigiosas del país en provecho propio. La investigación daría lugar al desarrollo tecnológico, el cual constituiría una innovación que podía ser aplicada a la producción industrial, su logística y comercialización. Habían creado el modelo básico de transferencia de conocimientos, desde la academia a la sociedad.
Su base partía de establecer normas básicas en todo el proceso industrial y comercial. Mediante el método de estandarización desde el tornillo más pequeño, a la pieza más grande del producto final debía estar sometido a una serie de normas técnicas específicas. El cumplimiento riguroso de dichas normas técnicas daría como resultado un producto de alta calidad y eficiencia, reduciría los costes y evitaría los problemas sobrevenidos durante la producción, etc. En base a estas normas se establecieron procedimientos documentados y reglados; así como manuales operativos específicos, que cubrían cualquier contingencia y media al detalle cualquier operación asignada a cada fase del proceso productivo. Incluyeron en esta innovación, los sistemas de seguridad laboral y auditoria periódica, también reglada y documentada.
En todo este nuevo proceso productivo estandarizado se necesitaba controlar de algún modo la información producida durante todo el proceso documental del sistema de producción. Algunos manuales de la época recomendaban «recoger y compilar todo género de datos que puedan ser de utilidad a los departamentos o secciones de fabricación con respecto a los productos de la compañía // recoger y clasificar informaciones relativas a la maquinaria y a la instalación »
Como vemos la «utilidad» de la información se convirtió en la base a partir de la cual se fue construyendo el nuevo sistema de información documentada en el ámbito empresarial. Este sistema rompía el modelo clásico de archivo de gestión empresarial hasta entonces empleado. La cuestión no era «conservar» la información de forma permanente; sino «utilizar» la información disponible temporalmente.
A raíz de esta diferencia conceptual comenzaron a crearse los «records office» (oficina de información, centro de información, servicio de información) en las empresas. Oficinas separadas de las «archives institution» tradicionales. Su función era proporcionar información relevante o documentar procesos para la empresa, independientemente del soporte documental en el que se fijara la información o del tiempo de vida útil de los mismos.
Al tener como objetivo principal el dato básico recogido y la información recabada, se necesitaba un sistema que de alguna forma sirviera a los encargados de la gestión (el «gestor de información o gestor de documentos») para clasificar la ingente cantidad de información que manejaban. Crearon los primeros sistemas de clasificación ad hoc para cada empresa, partiendo de la «clase» más general y siguiendo un sistema jerárquico descendente hasta la «clase» más específica. De esta forma a la hora de identificar, localizar y encontrar la información relevante (propiamente «records») se iba de lo general a lo particular. Cada subdivisión se codificaba con un símbolo identificativo (numérico o alfabético generalmente) que contribuía a facilitar el trabajo del gestor.
La temporalidad de la información fue puesta a prueba en esta etapa primigenia. Muchos manuales operativos, especificaciones técnicas, órdenes de la dirección, normas de todo tipo caducaban cada cierto tiempo. Se precisaba un sistema de actualización permanente en todo el sistema productivo. Los informes periódicos, las auditorias de supervisión periódicas y el flujo continuo de información contribuyeron a ese novedoso proceso de actualización de la información relevante.
Cuando los proyectos habían finalizado o la información había caducado, todo el repertorio de información utilizado se sometía al proceso de «expurgo», conservando lo que podía ser útil en el futuro o para otros proyectos y eliminando aquello que ya no era útil a la empresa. El propio proceso de expurgo tenía también sus propias normas técnicas y procedimientos. Se establecieron igualmente criterios reglados temporales para llevarlos a cabo, calendarios establecidos para el expurgo de la documentación generada en la empresa.
La estandarización de procesos tenía sus seguidores y antagonistas en el continente europeo. En Gran Bretaña y Alemania, dos potencias altamente industrializadas, el nuevo sistema fue bien acogido, elaborando cada una de ellas y por separado sus propias normativas y especificaciones.
El «espionaje industrial» comenzó su andadura. La carrera tecnológica por alcanzar mayor cota en los índices de excelencia o calidad se había desatado en los años previos a la «Gran Guerra» entre ambas potencias. Gran Bretaña poseía acceso ilimitado a materias esenciales para la industria y Alemania tenía el mayor y más avanzado parque industrial europeo; pero carecía de materias primas para determinados sectores estratégicos.
En Europa la cultura empresarial se localizaba principalmente en Gran Bretaña y Alemania, las dos potencias industriales del momento. En cambio, en la mayor parte de Europa el sector público era hegemónico en la economía, apenas había emprendimiento empresarial y cultura empresarial. El modelo estandarizado norteamericano era incomprensible para las empresas mediterráneas y del este europeo, acostumbradas a producir sin prestar atención al proceso productivo. La investigación científica se quedó bloqueada en la academia y no se transfería a la ciudadanía y empresa. Eran dos mundos distintos: el de los investigadores y el de los empresarios.
La información documentada se enfocaba aún a la investigación histórica; no tenía aun aplicación en el ámbito empresarial. Los archivos existentes, eran lugares polvorientos donde solo los iniciados podían acceder a la información custodiada de manera férrea por ariscos archiveros, celosos de sus tesoros documentales.
En España y en otros países similares con escasa industrialización, no existía nada parecido a un «Records Office» aplicado a la cultura empresarial en vísperas de la «Gran Guerra». La complicada burocracia estatal (influida por la cultura archivística-administrativa francesa) llevada a la empresa, constituyó uno de los impedimentos más importantes para la modernización y desarrollo de la empresa; así como para el desarrollo de los procesos estandarizados en el ámbito de la producción, logística y comercialización empresarial.
En 1918 la cultura de los sistemas estandarizados aun estaba en sus inicios en países altamente industrializados. Pero ya era un avance con respecto a la primera fase industrializadora. La información se convertía en una herramienta muy útil para el desarrollo industrial y de la empresa. La «calidad y excelencia» en los productos finales aseguraba ventas más cuantiosas y por tanto mayor posibilidad de enriquecimiento. La «calidad», neologismo de moda en ambientes empresariales, comenzó a ser la palabra clave para la modernización de la economía europea. Estados Unidos comenzaba a desplazar a Gran Bretaña, la cual se había quedado rezagada en la carrera industrial.
A partir de 1918, la investigación científica académica y la incorporación de sistemas de información en muchas empresas comenzaron a dialogar y a buscar intereses comunes. Esta alianza provocó una nueva era de inventores durante el periodo de entreguerras. La modernización de los estados debía provenir de la industria expansiva y del libre comercio internacional. Para ello cualquier potencia que quisiera destacar debía estandarizar su producción para obtener mayor calidad en sus productos finales. El proceso industrializador de países como Alemania e Italia, puso el acento en la robotización y en la automatización de procesos en la industria para alcanzar estándares de calidad superiores al generado por los seres humanos.
En el ámbito de la información documentada, aparecieron en algunos países, en vías de industrialización, de Europa las primeras ideas para constituir centros de documentación y servicios de información, aun dependientes de los estados o de universidades, que pudieran dar algún tipo de ruta a seguir en la modernización de los sistemas administrativos de las empresas y en sus departamentos técnicos. Pero aun tardarían varios años en consolidarse y en ser útiles para la empresa en países con escasa cultura empresarial, como por ejemplo era España. Nuestro país estaba muy atrasado tanto a nivel tecnológico como científico y empresarial, en relación con otros países europeos.
En 1918 todos los sistemas de información eran convencionales basado en sistemas documentales impresos, manuscritos y mecanografiados (la máquina de escribir estaba en sus inicios). Aun no existía una tecnología específica que automatizase todo el proceso documental. No existían aun los ordenadores, ni las bases de datos, ni las redes inteligentes, ni la telefonía móvil. Todo se hacía con lápiz y papel, cuadernos de papel y libros físicos también de papel. Las comunicaciones eran telegráficas o por correo postal.
La información fluía en 1918 muy lentamente, a causa de ello los procesos se alargaban en el tiempo. Automatizar y robotizar fueron las metas que se pusieron a partir de los años 20. Se necesitaba una nueva tecnología para agilizar los procesos documentales y las comunicaciones.
Entre los años 30 y 60 el desarrollo de la II revolución industrial fue parejo al desarrollo de las ciencias experimentales y al desarrollo de la empresa europea, siguiendo preferentemente modelos anglosajones. La estandarización fue poco a poco introducida en Europa, lentamente, pero de manera eficaz.
La automatización de procesos documentales dio lugar al nacimiento de una nueva ciencia: la informática. Una ciencia surgida de los inventos electrónicos que dieron lugar al primer ordenador personal y a las primeras redes telemáticas. Inventos que ayudaron a los gestores de información y a los departamentos empresariales en su trabajo cotidiano. La información se podía procesar de manera más rápida y eficaz que con los antiguos sistemas. La telemática puso las bases de la futura revolución industrial surgida a partir de los años 70/80 en Europa. Las necesidades observadas en 1918 se materializaron en estos nuevos inventos. La ciencia generará la tecnología que será usada en la sociedad y en la empresa. La colaboración universidad-empresa fue fundamental para el desarrollo de la economía global.
