Desde que se desató la pandemia del COVID-19 en diciembre de 2019 en muchos países de Europa se ha establecido una nueva forma de trabajar a distancia durante el confinamiento: el teletrabajo.
Antes de la pandemia, casi el 90 % de las empresas de España ya trabajaban en un entorno digital, la revolución tecnológica actual permite la interacción de distintos dispositivos entre personas físicas, grupos de trabajo, para reuniones on line, videoconferencias, etc.… Esta revolución ha permitido cambiar incluso la forma de trabajar que conocíamos hasta ahora.
En algunas empresas la gestión ordinaria ya se hace en un entorno 100 % digital, en las cuales ni se requiere la presencia física de personal, ni tampoco las existencias de oficinas presenciales. Hoy cualquier gestión es factible de ser realizada por medios exclusivamente digitales. La robótica y la inteligencia artificial han dado un salto de gigante en la gestión empresarial, cambiando todos los parámetros conocidos.
En la misma línea, el trabajo usando documentos en papel tiende a desaparecer, en algunas empresas incluso ha desaparecido el papel como soporte documental. A efectos jurídicos el archivo digital puede ya considerarse un original, mientras que el archivo físico se considera la copia en papel. En muchos trámites con la administración pública, no en todos sus organismos, ya es incluso requerido el formato digital, que puede enviarse por vía telemática con el mismo rigor jurídico que si lo presentase físicamente en la ventanilla del organismo o a través del tradicional correo postal.
Los archivos digitales no están en ningún lugar físico, sino que fluyen a través del ecosistema de una empresa, puede estar en el PC, en el portátil, en la tablet, en el móvil, en la “nube” o en cualquier otro aparato (“internet de las cosas”) que pueda contener el archivo digital y pueda reproducirlo para ser utilizado, por cualquier persona, en cualquier lugar y en tiempo real.
De la experiencia con nuestros clientes hemos descubierto que muchos de los problemas vienen por no usar parámetros de disposición de los archivos digitales en los dispositivos. La gran pregunta que todos se hacen es: ¿Dónde tengo el archivo que busco, en que dispositivo lo tengo?
A menudo el/los “árbol de carpetas” es una jungla impenetrable en la que es fácil perderse, dado que muchas veces duplicamos la información, o no tenemos actualizados los archivos en sus ultimas versiones. A veces tenemos archivos de trabajo mezclados con archivos personales y archivos que bien podrían llamarse “basura”. La explicación mas lógica es que le faltan parámetros para definir códigos para sus búsquedas con los navegadores existentes, así como normalizar los nombres dados a los archivos y la arquitectura de la organización interna del propio “árbol de carpetas”, niveles y permisos de acceso.
Algunos han preguntado cómo organizar los documentos que se generan en un proyecto o en la elaboración de informes o estudios, en los cuales han intervenido muchas personas (trabajo en red), o en los que se pretende tener el conocimiento actualizado sobre un determinado asunto o tema, en base a recopilaciones de información extraída de distintas fuentes.
Y qué decir de aquellos que sacan muchas fotos digitales o se las envían por WhatsApp y otras formas de mensajería, y no logran nunca encontrar las que necesita dado su gran volumen. Su forma de organizar esas fotos es otro de los grandes problemas con los que se encuentran. La propia aplicación mencionada supone todo un reto para gestionar la información relevante que se transmite por esta vía.
Tener archivos digitales es lo habitual hoy en cualquier empresa, pero el problema llega cuando se desea acceder a los tradicionales archivos físicos. Diez años atrás, la mayoría de los archivos físicos no han sido digitalizados con casi seguridad, por lo que si deseamos encontrar algo antes de esa fecha de forma remota a través de cualquier dispositivo será imposible. En el entorno de teletrabajo eso puede suponer la parálisis de lo que se esté haciendo. La única opción es acudir presencialmente al lugar donde se encuentra el documento (o empresa de servicios de custodia), recuperarlo y digitalizarlo.
Si el teletrabajo o el trabajo en red prescinde de lugar físico para hacerlo, entonces el problema de conservar los archivos físicos históricos supone un gran problema para la empresa. Es entonces cuando lo recomendable es acudir a una empresa de servicios de digitalización que además de convertir archivos físicos en digitales, se ocupe también de su eliminación certificada o en su caso, de la custodia temporal. Aunque habitualmente se recomienda guardar cuatro o cinco años los archivos físicos, en realidad lo aconsejable por los profesionales de la documentación es conservar los de diez años como mínimo.
En Kalímacos podemos ayudaros a sobrevivir al teletrabajo desde casa de forma sencilla y sin grandes complicaciones. La ayuda on line servirá para guiar al cliente u operador en su trabajo y no perder ningún archivo digital. Estamos elaborando algunos tutoriales prácticos para nuestros clientes a modo de minicursos on line.
Solicite asesoramiento a través del formulario web o en info@kalimacos.com, una vez nos pongamos en contacto procederemos a establecer comunicación directa on line y comenzar a asesorarle en la forma elegida por ambas partes. Esperamos serles de ayuda en tiempos de confinamiento.
